Cómo abrir una guardería en Nueva York

La agencia estatal es la New York State Office of Children and Family Services (OCFS), Division of Child Care Services (la Oficina de Servicios para Niños y Familias del estado de Nueva York, en su división de cuidado infantil). En la ciudad de Nueva York, los centros de cuidado infantil para niños menores de 6 años reciben su permiso del NYC Department of Health and Mental Hygiene (el Departamento de Salud e Higiene Mental de la ciudad).

OCFS da licencia a los centros de cuidado infantil diurno (child day care centers: 7 niños o más, por más de 3 horas al día) y a los hogares grupales de cuidado infantil familiar (group family day care homes).

Los hogares de cuidado infantil familiar (family day care homes), los centros pequeños (small day care centers, de 3 a 6 niños) y los programas de cuidado para niños en edad escolar (school-age child care programs, más de 6 niños en edad escolar) no necesitan licencia: se registran ante OCFS (Social Services Law §390).

En la ciudad de Nueva York, el cuidado en centros para niños menores de 6 años necesita un permiso del NYC Health Department, según el Article 47 of the NYC Health Code. Los programas para niños en edad escolar de la ciudad se registran ante OCFS, igual que en el resto del estado.

Programas que pueden no necesitar licencia: los campamentos de día, según la definición del State Sanitary Code (el código sanitario del estado); los programas después de clases de educación religiosa, deportes o recreación; y los programas de kínder, prekínder o después de clases que un distrito escolar público o una escuela primaria o secundaria privada administra en sus propias instalaciones. Estos programas no se consideran cuidado infantil diurno (child day care), así que no necesitan licencia ni registro (Social Services Law §390(1)(a)).

Sitio web de cuidado infantil de OCFS: https://ocfs.ny.gov/programs/childcare/

Estas son las proporciones estatales de OCFS. Indican cuántos niños puede tener a cargo cada adulto y, entre paréntesis, el número máximo de niños por grupo:

• 3 años: 1 adulto por cada 7 niños (grupos de hasta 18)
• 4 años: 1 adulto por cada 8 niños (grupos de hasta 21)
• 5 años: 1 adulto por cada 9 niños (grupos de hasta 24)
• Edad escolar (6 años en adelante): 1 adulto por cada 10 niños (grupos de hasta 20)

En Nueva York, los futuros empleados, directores, operadores y voluntarios de cuidado infantil que puedan tener contacto con los niños sin supervisión necesitan estas revisiones:

• Huellas digitales: verificación estatal (DCJS, la división de servicios de justicia penal del estado) y del FBI.
• Abuso infantil: una búsqueda en la base de datos del Statewide Central Register (el registro central de abuso infantil del estado).
• Delincuentes sexuales: búsquedas en el registro de delincuentes sexuales de Nueva York y en el registro nacional.
• Otros estados: revisión de antecedentes penales, del registro de delincuentes sexuales y del registro de abuso infantil de cualquier otro estado donde la persona haya vivido en los últimos 5 años.
• Renovación: estas verificaciones se deben repetir por lo menos cada 5 años (Social Services Law §390-b).

En Nueva York, los programas que dan medicamentos siguen estas reglas (18 NYCRR 418-1.11):

• El programa necesita un plan de atención médica de OCFS (health care plan). Si da algo más que productos de uso tópico y medicamentos de emergencia, el plan debe estar aprobado por un consultor de salud (health care consultant).
• Solo pueden dar medicamentos los empleados designados que completaron la capacitación de OCFS para dar medicamentos (Medication Administration Training) o que tienen licencia de enfermería o de medicina.
• Para dar un medicamento de forma continua se necesita el permiso por escrito del padre o la madre y las instrucciones por escrito de quien lo recetó.
• El medicamento se queda en su envase original y cada dosis se documenta.
• Los errores se deben reportar al padre o la madre de inmediato y a OCFS en un plazo de 24 horas.

Líneas de Nueva York para reportar abuso: 1-800-635-1522 para las personas obligadas por ley a reportar (mandated reporters) y 1-800-342-3720 para el público en general. En una emergencia, llame al 911. Sitio web: https://ocfs.ny.gov/programs/cps/

Las personas obligadas a reportar deben hacerlo de inmediato por teléfono y después enviar un reporte por escrito en un plazo de 48 horas (Social Services Law §415).

Según la Social Services Law §413, las personas obligadas a reportar incluyen:

• Los trabajadores de centros de cuidado infantil y de programas de cuidado para niños en edad escolar.
• Los proveedores de hogares de cuidado infantil familiar y de hogares grupales de cuidado infantil familiar.
• Otros trabajadores de cuidado infantil.
• Los directores de campamentos donde los niños pasan la noche, de campamentos de día de verano y de campamentos de día que viajan de un lugar a otro.
• El personal escolar.
• Los empleados escolares con sueldo que tienen una licencia o un certificado de entrenador.

Estos son los pasos generales, en orden y en forma breve:

• Decida si abrirá un centro de cuidado infantil o una guardería en su casa. Los estados regulan los dos tipos con reglas distintas y con límites distintos de cuántos niños se pueden cuidar.
• Comuníquese con OCFS (o con el NYC Health Department, si va a abrir un centro para niños menores de 6 años en la ciudad de Nueva York) antes de firmar un contrato de renta o comprar equipo. Pregunte, por escrito si puede, qué tipo de licencia o registro le corresponde, si hay una orientación, qué inspecciones necesita, cuánto cuesta la solicitud y cuánto tarda la aprobación.
• Elija la estructura legal. Una guardería puede funcionar como negocio (por ejemplo, una compañía de responsabilidad limitada o LLC), como organización sin fines de lucro o como parte de una organización sin fines de lucro que ya existe (por ejemplo, una iglesia). Hable con un contador o un abogado antes de hacer cualquier trámite. Solicite al IRS (el Servicio de Impuestos Internos) un número de identificación del empleador (EIN). Es gratis.
• Busque un local que pueda pasar la inspección. Antes de firmar, revise la zonificación (las reglas de la ciudad sobre dónde se permite una guardería). Después, pregúnteles al departamento de construcción, al jefe de bomberos y a la agencia de licencias qué necesita el local. Desde el 28 de diciembre de 2012, las cunas de los centros y de las guarderías en casa deben cumplir las normas federales de la Consumer Product Safety Commission (CPSC, la comisión federal de seguridad de los productos de consumo).
• Contrate personal y haga las verificaciones de antecedentes de Nueva York antes de que empiecen a trabajar. Enséñele a todo el personal cómo reportar sospechas de abuso o negligencia.
• Consiga un seguro. Con tiempo, hable con un agente de seguros que conozca los programas de cuidado infantil. Pregúntele por responsabilidad civil general, cobertura por maltrato y abuso sexual (abuse and molestation), cobertura de la propiedad, compensación para trabajadores (workers' compensation) y, si va a transportar niños, seguro de auto. Si la guardería está en su casa, avísele a su compañía de seguros de vivienda o de inquilino, porque esas pólizas pueden limitar la cobertura si la casa se usa para un negocio.
• Haga un presupuesto y fije sus cuotas. Empiece por la nómina, porque la proporción de niños por adulto determina cuánto personal necesita cada salón. Luego sume la renta, la comida, los materiales y el seguro. Fije sus precios según los niños que espera inscribir, no según un salón lleno. Antes de inscribir a nadie, ponga por escrito sus reglas sobre depósitos, pagos atrasados, ausencias y qué pasa si recogen tarde a un niño.
• Pregunte a la oficina de ayuda para el cuidado infantil de Nueva York cómo ser proveedor aprobado para las familias que reciben ayuda para pagar el cuidado (también llamada subsidio o voucher). Pregunte también por el Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños y Adultos (CACFP) del USDA (el Departamento de Agricultura de Estados Unidos), que les da a las guarderías que cumplen los requisitos un reembolso por las comidas y meriendas que cumplen sus normas de nutrición.
• Prepare sus formularios y políticas antes de inscribir a nadie. Use los formularios gratis en español de BackPR (backpr.com/es/plantillas) para la inscripción, la autorización para recoger al niño y la información médica y de alergias. También hay una hoja diaria de registro de entrada y salida. Incluya una política de sueño seguro: los bebés menores de 12 meses deben dormir boca arriba, sobre una superficie firme y plana, sin cobijas, almohadas, juguetes ni otras cosas blandas en la cuna.
• Pase las inspecciones y abra. Si su programa tiene licencia y puede recibir ayuda para el cuidado infantil, las reglas federales exigen al menos una inspección de salud, seguridad y prevención de incendios antes de obtener la licencia. Después, exigen al menos una inspección al año sin previo aviso. Programe las suyas con tiempo y revise el expediente de cada niño antes de su primer día.

Confirme estos puntos con el estado antes de basarse en ellos:

• No revisamos las proporciones del NYC Health Code Article 47 para los centros de la ciudad de Nueva York. Un cambio de reglas de 2025 modificó algunas reglas de personal del Article 47.

BackPR es una plataforma en línea de inscripciones y pagos para guarderías y otros programas. Las familias se inscriben, pagan y llenan sus formularios desde el celular, en español o en inglés. Si usted lo ofrece, también pueden pagar a plazos. Con la función de salida segura, el personal registra la entrada y la salida de cada niño y verifica quién está autorizado para recogerlo.

Para organizaciones sin fines de lucro registradas, BackPR es gratis: sin suscripción y sin comisiones de BackPR. Los pagos con tarjeta se procesan con Stripe, que cobra su comisión estándar. Las demás guarderías pueden pedir una cotización. Si tiene preguntas, escríbanos a support@backpr.com y le respondemos en español.

Esta guía es información general, no asesoría legal. Investigamos las reglas de Nueva York de esta página en octubre de 2026 con herramientas de investigación de inteligencia artificial (Claude, de Anthropic), que leyeron las reglas oficiales del estado y fuentes federales. Una persona de nuestro equipo comparó los resúmenes con esas fuentes. Las reglas cambian y tienen excepciones, así que confírmelas con OCFS (o, en la ciudad de Nueva York, con el NYC Health Department) antes de basarse en esta página. Si encuentra un error, escríbanos a support@backpr.com.